如何準備英文簡報?

游包子
6 min readApr 14, 2018

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因為面試須準備10–15分鐘的產品介紹簡報,做功課的同時順便整理網路上的資源,加入自己的想法寫成文章,希望能給有相同需求的人參考。

1.先了解你要報告的人是誰

了解他們的身份,去設想他們希望你能告訴他們的是什麼。像是我是要去面試時被要求要準備15–20分鐘的產品英文簡報,因為我應徵職務的關係,我認為面試官是想得知我在短時間內,能將產品研究到什麼程度,讓他得知我的學習能力以及研究能力,另外因為此職位溝通很重要,故能從簡報呈現與報簡報的邏輯談吐,得知我的溝通力與英文能力等級。

2.內容盡量精簡以圖表代替文字

圖表的話網路上有很多模板可以下載使用。若是比較產品時就利用表格條列式分析。因為這篇是在探討商業英文簡報,對於簡報技巧就省略不多說了。若需要簡報技巧與模板等,我有整理一份實用資訊,連結在此

3.你想表達的重點是什麼

整份簡報需要有重點與令人信服的點。譬如我現在要報告這個產品,我必須要知道這個產品跟其他產品不同點在哪裡,有什麼優勢讓消費者願意購買這個產品。要找到能說服面試者與消費者的點,最好在後頭還可以加上行動步驟或未來可以參考的推廣方向等,這份簡報才不會淪於網路資料整理,聽的人也不至於聽完後也不知做什麼,讓此事就不了了之。

像是我這次是為了要準備面試的英文產品簡報,這個簡報的產品很有可能就是我未來會碰到的產品,故我應該提出我的建言,說明我若進去了會如何處理此產品,若分析精闢,面試者覺得你是人才就會想把你Hire進去了。

4.在報告開頭就要引發被報告者的興趣

在一開始介紹完自己的來歷,讓對方覺得你有資格講這個主題後,可以利用問問題互動、說一個與產品相關的故事、或是利用數據來佐證驚人發現等。來引起被報告者對你簡報的興趣,才會想繼續聽下去。黃玟君小姐的文章中,有提到兩個對於面試報告產品比較相關的問題,可以提供參考。但是我認為問面試官這種問題會有危險,要做好各種情境答案的模擬,因為面試者一定比你懂公司產品,一個不小心弄巧成拙就糗了。

Does anyone know how many new products our company developed last year? And the year before?

Have you ever wondered how some manufacturing companies are staying one step ahead even in this tough economy? How do they do that?

5.英文簡報實用句子

在找尋英文簡報可以使用的例子時,我覺得Branda提供了大部分很棒的英文句子可以使用。以下把我認為最實用的條列出來並加以說明,有興趣可以點擊下面參考資料看全文。

The purpose of this presentation is to introduce the new product of this season.It’s my pleasure to make this presentation to you today.

— -實用理由:開頭先跟大家講今天講的主題為何,大家也比較不會模糊焦點

Thank you for giving this opportunity to give you my presentation. This should only last 10 minutes. I’ve divided my presentation into 3 sections: new features, specification of the new product and Q&A time.

— -實用理由:面試者時間很寶貴,最好給他們心理準備要聽多久,然後有分成哪幾個部分要報告,交代清楚脈絡與時間會對於他們理解內容有幫助。

I would like to start our Q&A session.I’d be glad to answer any questions at the end of my presentation. If you have any questions, please feel free to interrupt.

— -實用理由:若是我…我可能就只會講Any Question?這種爛句子,但是商業簡報需要較正式的句子,必須要講清楚說明白。

That’s an excellent question./Thank your for bringing it up.

— -實用理由:雖然面試官絕對比你懂產品,但是我個人覺得還是需要稍微稱讚一下面試官XD

I am sorry, I don’t quite understand your question. Could you rephrase your question?

— -實用理由:平常我大概只會講pardon……但正式講法需要完整句子

And this concludes my presentation.I wish you enjoy it.

— -實用理由:在結束簡報,大家眼神停留在Summary頁面靜默一兩秒時,大概就可以奉上此句,結束這回合。

I’d like to thank you for taking time to your schedule to come here today.I hope today’s presentation will be fruitful.

— -實用理由:結尾有禮貌且優雅從容,才會感覺你的得心應手。公司就是需要有能力的人。

6.練習再練習

我一直是一個上台很容易緊張的人,唯有充足地準備能降低我的緊張不安。準備上台報告,必須要留很長的時間去排演,才能夠成就這齣很好的「表演」。這裡有個小秘訣就是若沒有人可以聽你講,在家可以對著連身鏡講,並且穿著當天要穿的服裝,從一進門就開始排練。對著鏡子講可以得知自己在別人眼裡是什麼樣子,藉此調整自己的神情與動作。

參考資料:

商業簡報是什麼?

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