大公司或跨國公司因為要溝通的利害關係人很多，總難逃有一堆會議要開，常常會從早開到晚，一天五個會議以上是家常便飯。但是，我們真的需要開這麼多會嗎？或是要怎樣讓開會效率再優化呢？只要學會方法論，從浪費在開會上多擠出來的額外時間，可以讓你做更多事或是拿來耍廢都行！
❶ 確定開會類型是什麼，來決定進行方向
開會主要是要促進雙向溝通，只有單向說明的話，其實用 Email 或寄發通知即可，不用佔用大家時間。常見開會類型不外乎以下這幾種，可以先了解是要召開什麼會議針對其方向準備：
⓵ 有目的性的決定事情的會議
若是要決定事情的，有時可以先私下確認大家意願，因為此種開會目的是要「畫押」，也就是確保大家都同意此事如此進行，而非在會議中開放給大家自由發想用。尤其是在涉及重大利益時，若發現沒有辦法取得初步共識，那開會就沒有太大意義。
⓶ 創意發想會議
此種場合通常會希望每個人發表自己想法，然後先廣納意見再收斂，但現實往往是僅有幾個人非常有想法，其他人都不太有意見，若是了解大家個性可以先找幾個有想法的當小組長，分組討論鼓勵勇於發言。
⓷ 例行會議
此種會議盡量不要有，能夠私下解決的就先解決，就算有一週一個即可。主因是因為若都一週才討論一次，決策時間拖太久，往往這週討論好去執行，有問題下週週會報告，然後又有新的方向要去執行，下下個週會報告又要修正，一來一往時間就會拖很長。不如有事就隨時跟主管發問。若有每週報告就寄送，不懂的再單獨詢問即可。
⓸ 成果報告會議
必須在報告前就先講好每個人限縮只能報告幾分鐘，時間到就喊停。若是要讓大家了解的才有召開此會議的意義，若沒必要讓大家了解的報告內容可以取消會議改用其他形式代替，才不會把大家時間綁在一起。
⓹ 佈達說明會議
有時用寄信不太清楚需要口語解釋的，那就可以開會直接說明，但此類的會議要若是要討論的，可以先讓參與人事先了解內容，若是不需要事先了解內容的，則速戰速決。若是請講師來的，那就是講座非會議了！
❷ 精選開會參與人員，不相干的人不用來
很多人開會會習慣找越多相關的人越好，覺得一次講完一勞永逸，但有些相關的人可能與他相關的部分就只有短短幾分鐘，卻要坐在會議裡很長一段時間，浪費他的時間也浪費公司寶貴的人力資源。
原則上，開會參與的人至少要有五成以上內容是要跟他有關的，若僅有一點相關的人，可以開完會轉達結果給他或是先把他相關的部分討論完，再請他先行離席。
還有很多主管會覺得每個會都跟自己有關，自己要參與下屬的每一場會，這是不對的，應該是「需要你協助或做決策時」再參與，不需要你的時候，則開完會了解結果即可，要不然就變成專職開會人員，下屬也沒辦法獨立作業。記住，珍惜自己的時間，別人才會珍惜你的時間。
❸ 事前準備議程、會議通知與補充資料
發起開會的人必須要先準備好議程，包含每個討論預計要多久、參與人有誰、負責人為誰、會議室或是線上會議排定等，能用雲端作業就用雲端作業。議程必須要依照優先順序先排序，重要的先排前面討論，以免開會到最後大家眼神渙散要討論重要項目時不專心。
議程最簡單就是開一個 Google 文件，把與會者權限加入，邀請 Google calendar 時可以附上議程。以下為議程示範範例，也可以依照你們公司使用習慣自行改動。
若有補充資料要與會者先閱讀，最好視資料多寡狀況能越早給越好，最晚至少提前一天前給，並提醒與會者需要事先閱讀，讓與會者來開會時至少有個想法，不會腦袋空空地來開會。
❹ 開會時需要有專人同步做線上紀錄
開會時最好有個紀錄另外帶一台筆電同步做線上紀錄。紀錄要言簡意賅，並且列點寫。要同步做的用意是因為最好是開會末端讓主持跟大家對過一次會議結論，沒問題的話，在會議結束後立即就可以寄給大家看了。
大公司擔任紀錄的，通常是新人菜鳥，筆者當年也有當過好幾次會議記錄，這是一份看起來很簡單但實際上很困難的活，有時討論講了十分鐘，你要把精華濃縮在一句結論內，並且了解與會者話中有話還有各派利害關係，盡量寫到客觀公正。要達到這樣的境界，事前若能先了解開會重點方向與技術資料等會是最好的，不過很多公司都省略了這步就是了……。總之，擔任紀錄對於新人來說，其實也可無形中訓練抓重點能力，或是想特別訓練的可以多爭取此機會。
❺ 主席需掌控好討論主軸與時間
一場會議要成功不發散，也需要歸功於主席的功力。主席需要在時間內讓與會者專心討論出結論，並且確定利益相關人都已表達過意見，期間需要察言觀色，看誰是否有想講又不好意思講的狀況，適當地鼓勵其發言。因為大家已經播空參與了，故必須確保今日要討論的項目有逐項討論到沒有遺漏，最後要散會前快速回顧下開會紀錄與大家同步。
❻ 準時開會，準時結束
很多公司在開會時間到的時候，往往都還要等上十分鐘才會全員到齊，久了那些本來準時的人，就也會想晚點到，要不然就變成在懲罰準時的人等待。
想要改善這狀況，必須嚴格執行，開會時間一到，若沒有事先講的就算遲到，時間到就是準時開始討論。更嚴格一點可以設立遲到條款，每次遲到要有懲罰下次請喝飲料之類的，久了養成大家習慣就會內化成企業文化一部分了。
除了準時開會以外，準時結束也是很重要的，尤其在與會者有忙碌的老闆時，有可能下面還有其他會議，所以必須要在時間控管上多方注意，這也是為何剛有提到重要議程要先討論，後面較不重要的若真的來不及還可以留下次討論或是讓有事的人先行離席。
❼ 必須要嚴格追蹤後續待辦項目
最後，也是我覺得最重要的一點，紀錄若有餘力的話，可以再額外整理一份待辦事項，交由負責人去追蹤進度，待辦事項需要有負責人、時間、事項，在時間到的時候要有人去確認是否有做到，才不會讓會議雖有結論但後續執行沒有人控管，淪為口上談兵。
以下為待辦事項示範表格，可以接著議程表格後面寫，在會後一起寄給大家。
以上就是讓你開會不再厭世的 7 個方法，若你有其它想法或意見歡迎寫信或在下方留言分享喔～若對你有幫助也請拍手替我鼓勵一下吧：）
參考資料：
開會沒效率，根本浪費彼此生命！專家教你用3步驟，快速提升會議效能-風傳媒
開會其實有技巧，選對開會方法就能展現工作實力 | 經理人 — vocus
